【書類管理】よくいる場所に情報エリアを

 

お知らせの手紙、重要書類さがしで困った経験ってありませんか?

 

私は、書類を目立つところに貼りたくなくて

カレンダーに予定を書き写していたのですが

転記ミスで幼稚園のお弁当日をスルーしてしまった失敗経験があります^^;

 

その時は、遅番だった夫が急いでお弁当を作って届けてくれて助かりました。

息子ごめんよ。パーパーありがとう!

 

今では、情報はよくいる場所に目立つように貼りだしています。

わが家の簡単な保管方法をご紹介しますね。

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情報エリア

 

 

わが家の大切な情報のほとんどはこの一か所に集まっています。

パソコンで調べ物もすぐできます。

新聞や、書類、Bluetooth®オーディオ(CD,USB,ラジオも聴ける)、

デリバリーなどのお店情報、家計簿セットなどを収納し、情報がすぐ集まる仕組み。

 

書類管理はざっくり説明すると

1.カテゴリーで分けて

2.処理頻度別に保管方法を3つ分けています。

・1年以上保管

・1か月以上1年以内保管

・1週間から数週間以内保管

 

 

1年以上保管するものは「クリアファイル管理」

あまり見返さないけど1年以上保管する大切な書類。

1年以上も保管するものは、住宅や保険の契約書、公的なものがほとんどです。

メンテナンスは1年ごと。年度末、本当に必要か見直します。

 

■手順

カテゴリーごとに細分化した書類をクリアファイルに入れ、そのクリアファイルをジャンルごとにファイルボックスに収納しています。

 

①カテゴリーごとにクリアファイル収納。

・小学校

・学童

・保険、各会社ごと

・住宅契約書

など

 

②さらに、ジャンルごとにクリアファイルをファイルボックスに収納。

わが家は以下の3つのグループに分けてます。

 

・学校モノ

・保険・契約モノ

・税金・役所モノ

 

 

 

あれこれ手作りする手間も要らなく、

クリアファイルと

ジャンルごとに収めるファイルボックスを

用意したら簡単にできる仕組みです。

 

 

◎わが家の場合

源泉徴収や年金定期便など、税金や役所がらみの紙物は、

さらに細かく分類したいので

小さな長財布サイズの蛇腹ファイルに収めて保管しています。

 

 

◎クリアファイルとボックスは

書類管理用として要らなくなっても、ほかの用途にも使えるので他の場所でも利用できるよう統一したカラーをチョイス^^ カラフルなものは選ばず、透明カラーをチョイス

 

 

 

 

1か月~1年保管のモノは「バインダー管理」

わが家の場合、1か月~1年保管のモノは学校から配布されるプリントくらいです。

1か月ごとの○○便りや、保健だよりなど。

 

お子さんが二人以上いる場合、子ども一人に対し、それぞれ1バインダーで良いと思います。

 

 

時系列に上に重ねていくだけの簡単保管。

1か月ごとに見返し、要らない情報は抜き取り処分。

 

入れ替わりのサイクルが早いものばかりなので、

挟むだけのバイダーのほうが

見返しやすく、抜き取り処分もしやすいです。

シンプルにつづられているので見返しやすいです。

 

 

 

 

1週間~数週間管理のモノは「ホワイトボード管理」

・提出物や、

・家庭訪問スケジュールなどの行事日程、

・数日先の興味あるイベント情報、

・早めに処理したほうが良い書類などは

ホワイトボードにマグネットクリップで留めて貼っています。

 

いつでも、目に飛び込んでくる仕組みをつくれば、見逃しが防げます。

また、ホワイトボードが部屋の目立つところにあるので、

ごちゃついていると気になります、

定期的に整理したくなる効果があります。

 

◎提出期限がだいぶ先の書類でも、

遅かれ早かれ、

提出することに変わりはないので、

それなら、早くスッキリさせたい!

できるだけ早く記入して提出します。

 

 

以前はかっこいいからという理由でブラックボードにしていましたが、

書類はだいたい白いので、ごちゃついて見えました。

 

ホワイトボードにしてからは、部屋も明るく感じます。

会社っぽい雰囲気ですが、業務用的な雰囲気も好きなので、

ホワイトボードに変えてみました。

 

×入れ替わりサイクルの早い書類に向かないファイリング方法

 

■穴あけファイルリングは、学校などから毎日もらってくるようなサイクルの早い書類の場合は綴る作業が面倒になると思います。

 

■クリアポケットファイルへのファイリングもおすすめできません。

書類を処分したページのポケットが空になり

書類があるページと無いページとがまちまちになってしまいます。

時系列もわからなくなり、書類探しに時間がかかります。

書類が入ってないページ分もスペースを取ってしまいます。

 

取扱説明書

ちなみに、わが家では取扱説明書は重要ととらえてなくて

情報エリアでは管理せず、本棚に収めています。

 

カテゴリーを参考書扱いにして、

ファイルボックスにひとまとめにし、本と一緒に一応収めています。

ですが、今までほとんど取説のお世話になったことはありません。

 

レコーダーの操作でたまーに役に立ったくらいですので、取説はなくなっても困らないかもしれません。簡単なことならネットでも調べられるので。

スペースの邪魔になったら優先的に処分してもいいかなとさえ思ってしまいます。

 

新聞エリア

 

木製のラック、中段の右側にある透明色のトレー下段が新聞ゾーンです。

トレー上段は、家族に見てほしい書類など一時保管場所。

溜まるとこんな感じ↓

 

今までは、古新聞用の袋いっぱいに入るまでためて処分するのが当たり前だと思いこんでいました。

場所も取るし保管場所どうしよ~と試行錯誤。

 

資源ゴミの日は週に1回あります。

そっか!ため込まなくても週1でゴミの日にこまめに出せばいいんだ!

そう気づいてからは

古新聞の保管場所も取らなくてスッキリ。

 

トレーが週1回のサイクルで空っぽスッキリになります。

 

充電エリア

情報は、学校や公的な通知文書・新聞のほかに、パソコン・スマホから取り入れるので

 

充電エリアはここ!情報エリアの横に。

 

スマホ置き場が決まっているので、部屋中さがしまわることも防げます。

 

コンセントを中心に家具を配置しているので

パソコンも、スマホも、カメラも充電したまま、収納できます。

 

家造りの際、壁紙や収納、デザインに目が行きがちですが

コンセントの配置を考えることは重要だなと思いました。

アパート暮らしなので、ここにコンセントがあったらなと思うことが度々あります。

 

思い出エリア

情報・充電エリアの横の扉を開けると

思い出エリアがあります。

 

アルバムとプリンターと写真用紙、印刷用紙、インクカートリッジなどを

一か所に収納。

プリンターですぐに印刷できる仕組みです。

 

リビングダイニングの真ん中に位置(部屋の中心)するので

アルバムも取りやすく気軽に見返せます♪

 

まとめ

紙モノの整理は、けっこう頭を悩ます手ごわい相手ですよね。

手ごわいからこそシンプルに管理するのが長続きするコツだと思います。

 

一か所に集めて、

カテゴリーごとに細分化して

ジャンルごとに収納、

目に留まるエリアに配置。

 

情報は、ためるのではなく活かすことが大事ですよね^^

 

お得な情報をゲットできるためにも、

こどものお弁当日を間違えないためにも、

 

見返しやすく処分しやすく

情報を回転させる仕組みづくりを心掛けたいですね!

 

 

 

最後まで読んでいただきありがとうございます♪

今日も良い一日を*^^*

ひがさんち かすみ。

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